Hjælp til MobilFlex Connect

 Kvikomstilling

I MobilFlex Connect er der også en funktion, der hedder Kvikomstilling. For at få denne funktion, skal man have modulet Omstilling. Modulet Omstilling giver dig mulighed for at omstille et kald til en anden person.

Eksempel:
Du bliver ringet op af en køber, der ønsker at få besked om en leveringstid. Du har desværre ikke selv mulighed for at besvare spørgsmålet, men ved, at kundeservice vil kunne finde svaret til køberen hurtigt. Du vælger derfor at omstille køberen til kundeservice.

Dette gøres ved at trykke # lokalnummer # (det kan være et lokalnummer, mobilnummer eller fastnetnummer). Du får kontakt med kundeservice, og sætter dem ind i situationen. Når de er klar til at modtage kaldet, trykker du igen på #. Køberen og kundeservice kan nu tale med hinanden. Køber bliver sat på hold første gang, at du trykker på #.

ønsker kundeservice ikke at tale med køberen, eller er kundeservice optaget, trykker du blot * for at genetablere forbindelsen til køberen.

Du kan se, om du har modulet Omstilling ved at gå ind i din Mobilindstillinger. Hvis du har modulet, vil der nederst på siden være et felt, der hedder Kvikomstilling.

Kvikomstilling anvendes, hvis der er én, som du ofte omstiller til. Det kan være en sekretær eller en kollega. Du anvender kvikomstilling således:

1. Gå ind i dine Mobilindstillinger. Vælg Kvikomstilling.
   
   
2. Tast det ønskede telefonnummer, der skal omstilles til, ind i feltet.
   
   
3. Gem indtastningen ved at trykke på Gem ændringer.

Du kan nu nøjes med at trykke #*# for at få forbindelse med nummeret. Omstillingen gennemføres ved at trykke #. Vil du alligevel ikke omstille til den kaldte, trykker du blot * for at vende tilbage til det oprindelige kald.

 Køfunktion

Hvis du har tilkøbt modulet Køfunktion, er der en forklaring af mulighederne i nedenstående.

Du kan se, om du har modulet Køfunktion ved at gå ind i dine Mobilindstillinger og vælge Køfunktion. Hvis du har modulet, vil der være en overskrift, der hedder Indstilling af Køfunktion. Selvom du ikke har køfunktion, har du alligevel mulighed for at hjælpe en kollega med at besvare kald til dennes kø. Se i afsnittet Vælg hvilke kald du vil modtage.

Med Køfunktion tilknyttet sit MobilFlex Connect abonnement, er der mulighed for at have 1-50 personer ventende i kø. Længden på køen vil fra oprettelsestidspunktet automatisk være sat til 10. Dvs. at maksimalt 10 personer vil kunne vente i kø. Senere kan du selv ændre på længden af køen.

Det er muligt at være tilmeldt flere køer pæ hvert nummer. Ved at oprette dig pæ flere køer vil du kunne modtage opkald fra hver af de enkelte køer. Samtidig er det muligt også selv at være køejer og samtidig være tilmeldt andre køer. Køer kan til-og frameldes via www.flexconnect.dk eller via USSD koder (se disse nedenfor)

Eksempel:
Nogle personer har kontakt til mange mennesker, og vil gerne kunne tilbyde en service ud over Mobilsvar. Med Køfunktion vil ens kunder kunne vente i en kø, hvor de bliver oplyst, hvad nummer de er i køen. Dermed behøver ens kunder ikke havne i Mobilsvar og vente på, at man får ringet tilbage.

Det er muligt at aktivere og deaktivere Køfunktion under Mobilindstillinger. Det er også her, at man selv kan sætte længden på ens Køfunktion. Længden kan være fra 1-50 personer.

1. Gå ind i dine Mobilindstillinger. Vælg Køfunktion.
   
   
2. Marker i felt, om Køfunktion skal være aktiveret eller deaktiveret.
   
   
3. Tast i felt hvor lang en kø du ønsker. Antallet kan være 1-50 og betyder, hvor mange personer der maksimalt kan vente i kø.
   
   
4. Gem indtastningen ved at trykke på Gem ændringer.
   

Det er også muligt at deaktivere tilmeldingen til andre køer. For eksempel hvis du går hjem og ikke ønsker at modtage opkald ud over dine egne. Det kan gøres ved at

1. Gå ind i dine Mobilindstillinger. Vælg Køfunktion.
   
   
2. Marker i felt, om gå-hjem funktionen skal være aktiveret eller deaktiveret.
   
   
3. Gem indtastningen ved at trykke på Gem ændringer.
   
   

N&år gå-hjem funktionen er aktiv modtager du kun egne opkald og ikke længere opkald fra de køer du er tilmeldt, men opkald til dig vil stadig blive fordelt blandt dine kollegaer hvis du er optaget eller uden for dækning. Deaktiverer du også din egen kø er det kun dig der modtager dine opkald. Dette gøres via www.flexconnect.dk.

Giv mulighed for at lægge besked
Vil du give en ekstra service til dem, der ringer til dig, så har du her en mulighed. Hvis du har din køfunktion aktiv, vil dem, der ringer til dig (såfremt du allerede er optaget) møde en stemme, der fortæller, at de står i kø, som nr. xx. Vælger du at give vedkomne mulighed for at lægge besked, så vil vedkomne efterfølgende få at vide, at denne kan taste 1 og så blive viderestillet til enten din Mobilsvar eller viderestillet den person, som du har valgt.

Hvordan ved jeg, hvem som der vil blive viderestillet til? Du går ind i dine Mobilindstillinger og ser under Viderestilling ved optaget. Vælger du her dit Mobilsvars nr. (tryk på indsæt ikon), så vil vedkomne blive viderestillet til din Mobilsvar, såfremt vedkomne taster 1. Vælger du at skrive et andet nummer (fx en sekretær, en kollega), vil vedkomne blive viderestillet til det nummer. Er denne så optaget, ........dennes mobilsvar Se din "Viderestilling ved optaget" under Mobilindstillinger.

Eksempel: Lars er sælger i en mindre virksomhed. Han modtager mange kald i løbet af dagen og ønsker at give sine kunder en god betjening. Enten skal kunderne få fat i ham, eller også skal de have fat i Salgssupport, derfor har han en køfunktion, hvor han har aktiveret Giv mulighed for at lægge besked. Han har sat Salgssupports nummer ind i Viderestilling ved Optaget.

Bliver køfunktionen anvendt i forb. med virksomhedens hovednummer, frarådes det at aktivere denne mulighed.

Vælg sprog
Ved at markere feltet "Engelsk" vælger du at talebeskeder i Kø-funktionen siges på Engelsk. Dette kan være en fordel hvis du har mange internationale opkald til din kø. Er funktionen ikke valgt vil talebeske-derne være på dansk.

For mange i kø - Viderestil dine opkald
Du kan nu give dine kollegaer mulighed for at hjælpe dig med at besvare opkaldene til din telefon. Sidder du f.eks. i en reception og modtager alle indgående opkald til virksomheden, kan det være praktisk i den travleste tid på dagen, at en eller flere af dine kollega(er) kan hjælpe dig med at svare på opkaldene. Er den eller de kollegaer, som har tilmeldt sig din telefon, også i gang med en samtale, bliver nye opkald sat i kø.

Eksempel: Anne tager hele virksomheden indgående kald på virksomhedens hovednummer. I tidsperioden mellem kl. 10-12 er der meget travlt og kunderne venter i kø på at komme igennem. I denne periode vælger Anne at alle indgående kald til virksomhedens hovednummer skal fordeles mellem hende selv, Susanne og Henrik. Dette gør Anne ved at vælge Susanne og Henrik i afsnittet For mange i kø - Viderestil dine opkald. De to skal være markeret med et flueben for at være aktive. Dernæst går Anne ned i afsnittet Vælg hvilke kald du vil modtage og vælger "jeg vil modtage mine egne kald". Den første, der ringer ind, vil blive betjent af Anne, nummer 2 vil blive betjent af Susanne og nummer 3 vil blive betjent af Henrik. Nummer 4, der ringer ind, vil blive sat i Annes kø og den af de tre, der først lægger røret på, vil modtage nummer 4.

Hvordan gør du:

1. Gå ind i dine Mobilindstillinger. Vælg køfunktion.
   
   
2. Tryk på Vælg modtagere og vælg dem, der må kunne modtage dine opkald.
   
   
3. Gem indtastningen ved at trykke på Gem ændringer.
   
   
4. De personer der skal kunne modtage dine kald skal være markeret med et flueben.
   
   
5. Tryk Gem ændringer.
   
   

Dine kollegaer kan så efterfølgende selv til/framelde sig (fjerne/sætte flueben). Hvis der ingen tilmeldte er på nummeret, følger kaldene viderestillingsreglen for slukket/uden for dækning. Du vil få en advarsel, hvis du er den sidste aftager af køen. Denne advarsel er meget vigtig. Hvis der ikke findes en anden aftager af køen, vil telefonen ikke blive besvaret.

Vælg hvilke kald du vil modtage

I dette afsnit kan du vælge hvilke køer du vil aftage opkald fra. Der vil blive vist en liste over mulige køer du kan tilmelde dig. Du vil derved kunne se hvilke køer du aftager opkald fra. Du kan også se om du aftager opkald fra dit eget nummer. Hvis du framelder dig din egen kø vil opkaldene blive fordelt ligeligt mellem dine kollegaer, men du modtager ikke selv nogen opkald fra dit eget nummer.

Husk at køfunktionen skal være aktiveret for at andre kan modtage dine opkald. Der kommer en advarsel på skærmen.

Har din kollega travlt - så hjælp med at besvare dennes opkald. Dette gøres på følgende måde:

1. Gå ind i dine Mobilindstillinger. Vælg køfunktion.
   
   
2. I afsnittet Vælg hvilke kald du vil modtage vælger du den kollega, som du vil hjælpe, ved at markere ud for dennes navn.
   
   
3. Gem indtastningen ved at trykke på Gem ændringer.
   
   

Du kan kun være tilmeldt én kollegas nummer. Hvis der kommer et kald til din kollegas telefon og denne er optaget, vil du eller en af de andre tilmeldte, få kaldet. Hvis der ingen tilmeldte er på nummeret, vil kaldene følge viderestillingsreglen for slukket/uden for dækning. Såfremt du er den sidste, der afmelder sig nummeret, vil du få en advarsel. Har du selv køfunktion og denne er aktiveret, vil du ikke selv modtage disse kald. De vil blive besvaret af de kollegaer, der er tilmeldt din kø. Er din kø ikke aktiveret, vil du modtage dine egne kald.

Kan du ikke finde din kollegas navn, har denne ikke valgt dig som modtager, se afsnittet "For mange i kø - Viderestil dine opkald".

Vælger du "Jeg vil modtage mine egne kald", fungerer din mobiltelefon som normalt.

Tilmelding og framelding kan også udføres ved hjælp af koder. Koderne er følgende:

Prioritering af modtagere
Når du har "Prioriteret Kø" har du mulighed for at prioritere modtagerne, dvs. dine medarbejdere som skal besvare de opkald, der kommer ind i køen.
Der er mulighed for, at prioritere de medarbejdere der skal tage opkaldene i Køen i 1., 2. og 3. prioritet.

Indkomne opkald vil blive tilbudt de medarbejdere der har 1. prioritet først. Hvis opkaldet ikke bliver besvaret af en fra 1. prioritet, vil opkaldet gå videre til de medarbejdere, der står under 2. prioritet. Det samme er gældende mellem 2. og 3. prioritet. Hvis opkaldet hverken bliver besvaret af 1., 2., eller 3. prioritet vil opkaldet gå videre til sidste udvejs modtager. I "Sidste udvejs modtager" kan man indtaste et telefonnummer som vil få opkaldet, hvis der ikke er tilgængelige medarbejdere blandt dine prioriteter. Hvis medarbejderne er optaget af andre opkald, vil vedkommende der ringer ind blive sat i kø. Vær op-mærksom på at der er begrænset antal pladser i køen. Hvis Køen er fuld, vil de næste opkald blive vide-restillet til "Sidste udvejs nummer" Dette kan være en fordel, hvis man f.eks. har en primær vagtgruppe og nogle medarbejdere på tilkald.

Logbog til Køfunktion:
I Log til Prioriteret Kø, kan du se alle opkald, der er foretaget til din Kø. Logningen foregår automatisk når du har Prioriteret Kø - du skal altså ikke foretage dig noget for at sikre at logning foretages. Du kan se hvor længe hvert indkomne opkald har ventet i din kø og hvem der har besvaret opkaldet.

Der vil være en dato/tids angivelse for hvert enkelt opkald, der er gået ind i din kø. Eks.: Dato: 2009-04-29 08:51:37

Forklaring af log beskeder

Følgende fire log-beskeder, kan opstå, når vedkommende bliver besvaret enten af en medar-bejder eller af sidste udvejsnummer, eller når vedkommende selv vælger at afbryde opkaldet:

Efter XX sekunder: Opkald fra 202020xx svaret af 30303030. Her er et opkald kommet ind i køen, og er blevet besvaret af en af dine medarbejdere.

Efter XX sekunder: Opkald fra 202020xx er viderestillet til sidste udvejsnummer. 10101010. Her er et opkald kommet ind i køen. Det er ikke blevet besvaret af en af dine medarbejdere, hvorfor det er blevet viderestillet til sidste udvejs nummeret.

Efter XX sekunder: Opkald fra 202020xx som har lagt på før kaldet er blevet svaret. Her er et opkald kommet ind i køen, men vedkommende har valgt at afbryde opkaldet inden der blev svaret.

Efter XX sekunder: Opkald fra 202020xx som har trykket 1 for at lægge en besked. Her er et opkald kommet ind i køen, men vedkommende har valgt at taste "1" for at lægge besked i Voicemail, inden der blev svaret.

Følgende log-besked, kan opstå, hvis der ikke er angivet et sidste udvejsnummer:

Efter XX sekunder: Opkald fra 202020xx er ikke blevet taget af en medarbejder. Alle medarbejdere er enten optaget, uden for dækning, har undladt at besvare deres telefon eller har slukket deres telefon.

Til toppen

Begrænsning

Til MobilFlex Connect kan man tilkøbe spærringer og modulet Begrænset bruger. Spærringer er til generelle begrænsninger mens Begrænset bruger er til at begrænse opkaldsmulighederne i forbindelse med MobilFlex Connect. Med Begrænset bruger tilknyttet dit MobilFlex Connect abonnement, vil du kun kunne ringe til de numre din administrator har bestemt. Har du brug for andre numre kontakt da din administrator. Som udgangspunkt kan der kun ringes til ens kollegaer der også har MobilFlex Connect.

Har du spærringer tilknyttet dit mobilabonnement kan det også ses her. Du skal kontakte din administrator hvis dine spærringer skal ændres.

Du kan se, om du har modulet Begrænset bruger eller spærring ved at gå ind i dine Mobilindstillinger. Hvis du har modulet, vil der være et menupunkt til venstre der hedder Begrænsning.

Til toppen

Nummervisning

Nummervisning giver jer mulighed for at vise jeres individuelle numre ved kald til kollegaer og samtidig fremstå på en ensartet måde ved eksterne kald. I har muligheden for at præsentere jeres hovednummer eller hemmeligt nummer ved eksterne kald. Endelig har I også mulighed for at opsætte dette på bruger niveau så den enkelte bruger præsentere et individuelt nummer ved eksterne kald.

Hvis dette felt er udfyldt er det dette nummer du præsenterer ved eksterne kald. Du kan ikke selv ændre det. Du skal kontakte din Administrator hvis du ønsker dette ændret.

Præsenter andet nummer virker ikke hos alle operatører. ønsker I at præsentere eksempelvis hovednummer og ringer til en operatør der ikke understøtter dette vises hemmeligt nummer.

Det er muligt at vælge følgende nummervisninger:

1. visning af fuldt nummer.
   
2. visning af lokalnummer.
   
3. visning af det kaldte nummer (fuldt nummer)(kun ved viderestilling).
   Her vises det nummer der viderestilles fra. For eksempel vil en receptionist der modtager viderestillinger fra flere afdelinger/virksomheder have behov for at vide hvor kaldet kommer fra.
   
4. visning af det kaldte nummer (lokalnummer)(kun ved viderestilling).
   Som ovenfor blot kun lokalnummer.
   
5. visning af både det kaldende nummer og det kaldte nummer, fulde numre.
   Her vises både det nummer der kalder op og det nummer der blev kalt op til. Dette kan være nyttigt så man både kan se hvem der ringer og hvilken kø de har ringet til.
   
6. visning af b&åde det kaldende nummer og det kaldte nummer, lokal numre.
   

Voicemail

Under Voicemail har du mulighed for at sætte din Voicemail boks op med de ønskede funktioner. Du kan vælge til, eller fra, indtaste numre osv.

Mulighederne afhænger af det konkrete abonnement og evt. tilkøbte funktioner.

Sprog - der kan fx vælges det sprog du ønsker din Voicemail menu oplæst på. Der kan vælges mellem, dansk, engelsk, norsk, svensk eller finsk. Det er kun selve sproget i boksen der ændres - ikke denne web service.

Automatisk afspilning af besked – Her kan du vælge at beskeder afspilles uden at du efter hver besked skal gemme, slette osv. Smart håndfri funktion, hvis du fx sidder i bilen.

Rækkefølge for afspilning af beskeder – her kan du selv bestemme, om de nyeste eller ældste beskeder skal oplæses først.

Meddelelse om ny besked - her kan du vælge om der skal udsendes sms, når der er en ny besked, eller om voicemail skal ringe til dig og læse beskeden op. Begge funktioner kan eksistere samtidigt. Det er også her du kan vælge eller fravælge at modtage sms, når der er uaflyttet besked i Voicemail.

Ændre pinkode - er mulighed for at taste en 4-10 cifret pinkode, der bruges, når man ringer til voicemail fra en fremmed telefon. Den bruges også ved fællesnummer adgang fra udlandet til aflytning af voicemail.

Sekretærservice - har du brug for at en anden kan svare din telefon, kan du benyttes sekretærservice, og her på siden indtaste nummeret på den der skal viderestilles til. Den der ringer får så mulighed for at lægge besked eller gå videre til sekretæren.

Hvem har ringet sms - er funktionen, der via en sms oplyser dig om hvem der har ringet, og ikke lagt en besked men blot lagt på.

Sæt dag og tid for velkomst i arbejdstiden – Her kan du taste fx mandag – fredag og klokken 08:00 – 16:00, så det passer med din velkomst i arbejdstiden. I voicemail menuen kan du så indtale velkomst for både dag- og aftentimer.

Sæt individuel velkomst - Indtal særlig velkomst til en person eller en gruppe. Der er fem grupper med 1-20 personer i hver. Numre til gruppelisterne tastes her og velkomsterne indtales i Voicemail menuen.

Voice@mail
Har du servicen Voice@mail (voicemail og fax til email) tilgængelig, betyder det, at her kan indtastes en e-mail adresse, hvor voicemail beskeder og fax skal sendes til. Der skal af sikkerhedsmæssige årsager indtastes email adresse 2 gange. Når der lægges besked eller fax på voicemail, vil den umiddelbart efter blive sendt til din email.

Automatisk udskrivning af fax kan du også vælge, hvis du fx altid vil have fax udskrevet til en bestemt fax.

Ændringerne du foretager via web slår igennem umiddelbart efter der er trykt gemt. Når Voicemail websiden åbnes vises de aktuelle indstillinger.